La Correspondencia (página 2)

Sobres:

Es la cubierta de la carta y demás
comunicaciones, cuya finalidad es protegerla de deterioro y
facilitar su transporte. Los sobres de la correspondencia
comercial, han de ser de la misma calidad del papel en que esta
se escribe.

Clasificación de los sobres:

• Por la forma:

• Semicuadrado: Tiene las dimensiones casi iguales
  por cada lado.
• Rectangulares: Tiene la base más larga que
  la altura

• Por el tamaño:

• Corriente: Sus dimensiones son 16 por
  9.5cm.
• Comercial: Sus dimensiones son 16 por
  12cm
• Oficial: Sus dimensiones son 23.5 por
  12cm

• Por su confección:

• Con ventana: Son los que llevan la abertura o
  ventanilla cubierta con papel transparente.
• Sin ventana: Son todos los demás
  sobres

• Por el medio de transporte:

• Ordinarios: Son los que se transportan por
  vía terrestre marítima o fluvial.
• Aéreos: Son los que se transportan por
  vía aérea.

Normas para redactar sobres:

• Datos del remitente:

Estos datos se escriben en el ángulo superior
izquierdo, a dos espacios del borde superior y a dos espacios del
borde lateral izquierdo. Este procedimiento se omite en caso de
que el sobre tenga impreso los datos del remitente.

En algunos casos (Correspondencia Familiar) los datos
del remitente se colocan en la pestaña del
sobre.

• Datos del destinatario:

Son el nombre completo y dirección de la persona
a quien se le envía la correspondencia. Estos datos se
escriben una línea más debajo de la mitad del sobre
y a cinco espacios hacia la izquierda de su centro.

• Franqueo de la correspondencia:

Es el pago que se hace en dinero por conceptos de
estampillas u otras estampaciones autorizadas por el Ministerio
de Hacienda.

Carta:

Es una comunicación escrita, cuyo contenido tiene
por finalidad transmitir informaciones o cumplir con algún
requisito.

Clases de Cartas:

Se clasifican según las relaciones que se
establecen con ellas:

• Particular: Familiar, Social y
  Personal

• Familiar: Tiene como finalidad la
  comunicación entre miembros de familia o
  parientes
• Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por
  ejemplo: invitaciones, felicitaciones, presentaciones,
  etc.
• Personal: Tiene como finalidad la
  comunicación entre personas particulares o estas con
  oficinas publicas.

• Comercial:

Tiene como finalidad establecer, mantener o terminar
negociaciones.

• Oficial:

Tiene como finalidad tramitación entre
dependencias y entre estas y los particulares, ejemplo:
aprobación o rechazo de solicitudes.

Cuerpo de la carta:

• Introducción:

Son las ideas preliminares que se exponen antes de
entrar en materia. Esta varía de acuerdo al contenido de
la carta.

• Ideas fundamentales o asunto:

Comprende la idea o ideas centrales de la carta,
preferiblemente sí a de tratar un solo asunto; Sin embargo
existen se ha de tratar un solo asunto; sin embargo existen casos
donde es posible relacionar varios asuntos. Cuando esto ocurre,
es recomendable colocarlos en orden de importancia y en
párrafos separados.

• Despedida.

Son expresiones de cortesía, con las que se
concluye la carta. En la despedida puede recalcarse lo tratado en
las ideas centrales. Estas deben relacionarse tanto como el
saludo como el texto de la misma.

• Antefirma:

Se utiliza cuando la persona que envía lo carta
lo hace a nombre y en representación de otra, ya sea una
entidad jurídica o persona natural.

• Firma:

Se refiere a la persona que se responsabiliza por lo
expresado en la carta. Consta de: firma autógrafa,
reproducción del nombre y apellido del firmante y el cargo
o posición que este ocupa dentro de la empresa.

Estilos de presentación de la
carta:

Se refiere a las diversas formas en que se presentan las
partes de las cartas comerciales. Los estilos de
presentación son:

• Bloque Extremo:

Este estilo de presentación se caracteriza por
tener todas las líneas de la carta a partir del margen
izquierdo.

• Bloque:

Es una variación de bloque extremo por cuanto la
fecha, la despedida, antefirma y firma se escriben del centro del
papel hacia la derecha, mientras que las demás partes de
la carta se distribuyen igual que en el bloque
extremo.

• Semibloque o Bloque Modificado:

Es el estilo de presentación más usual. Se
caracteriza por tener escritas las líneas de la fecha,
despedida, antefirma y firmas; a partir del centro hacia la
derecha y la primera línea de cada párrafo va
sangrando con 5 o 10 espacios a partir del margen
izquierdo.

• Sangrado:

Se caracteriza por llevar cada una de las líneas
de la dirección en forma escalonada, de la manera
siguiente: cada línea comienza de 3 a 5 espacios
más adelante que la anterior excepción de la
primera que comienza en el margen izquierdo.

Esta misma forma de disposición escalonada se
repite en la despedida, antefirma, firma y cargo del firmante, a
excepción de la despedida que se comienza a escribir del
centro del papel hacia la derecha.

Conclusión

Después de haber finalizado el presente trabajo
se puede concluir que es de vital importancia el uso y manejo de
las cartas tanto en la organización como en la vida
cotidiana.

La carta y la correspondencia son dos implementos muy
importantes y sencillos, si se cumple con todos los pasos
requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es
utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los
beneficios que nos pueden brindar este tipo de
comunicación.

La correspondencia es el medio por el cual la carta o un
objeto son enviados y hace que el mismo llegue a su destino y la
carta es aquella que está dirigida a una persona con el
fin de llevarle un mensaje.

Estas son importantes para el mundo empresarial ya que
son de gran utilidad como ya sabemos el tipo de correspondencia
más utilizada para el envío y recepción de
comunicación entre distintos entes es el i-mail y para el
envío de paquetes se suele utilizar la correspondencia
terrestre o aérea ya que son métodos rápidos
y de confiabilidad.

Autor:

Franxys